نظام حي واحد بدل أكوام الجداول

الخلفية

يقوم المشغّل بنقل البضائع بين عُمان والإمارات والسعودية بمزيج من شاحنات مملوكة وناقلين من الباطن. تجاوز النمو قدرة الأدوات: العمليات تخطط الرحلات في ملف، والمالية تصدر الفواتير في ملف آخر، ولكل فرع نسخته من قائمة العملاء.

جاء دور تكامل لاستبدال أكوام الجداول بنظام تشغيلي ومالي واحد تعمل عليه المجموعة بأكملها.

التحدي

لم يكن أحد قادراً على الإجابة عن أبسط سؤال تجاري: هل تحقق هذه الشاحنة أو هذا المسار أو هذا العميل ربحاً؟ كانت تكاليف الرحلات وسلف السائقين والوقود وفواتير الموردين مسجلة في أماكن مختلفة وتُسوّى يدوياً في نهاية الشهر.

زاد العمل بثلاث عملات الأمر سوءاً، فكشوف الحسابات المرسلة إلى عميل في دبي نادراً ما تطابق الدفتر في مسقط.

ما بنيناه

بدأنا بإدارة الرحلات: تُفتح الرحلات الطويلة والمحلية ورحلات الباطن وتُسعَّر وتُغلق في المسار نفسه، مع إرفاق المستندات بسجل الرحلة. وتُصدر الفواتير مباشرة من الرحلات المغلقة، فلا ازدواج في الفوترة ولا نسيان.

وعلى الجانب المالي سلّمنا ذمماً مدينة ودائنة متعددة العملات مع إصدار كشوف تلقائي، ومركز مدفوعات بمستويين تُطلب فيه كل عملية صرف وتُعتمد وتُسجّل.

كيف تم التطبيق

رحّلنا الدفتر المفتوح أولاً، وشغّلنا النظام الجديد بالتوازي مع الجداول خلال إقفال شهري كامل، ثم حوّلنا الفروع دولة تلو الأخرى. دُرِّب موظفو العمليات على شاشات الرحلات، وفريق المالية على مركز المدفوعات والكشوف.

الوضع اليوم

عالجت المنصة أكثر من 2,414 فاتورة وتضم 472 عميلاً ومورّداً في دفتر واحد عبر ثلاث دول. وتُراجَع لوحات الربحية لكل شاحنة ومسار وعميل أسبوعياً بدل إعادة بنائها في نهاية السنة.